A CH Master Data, pioneira mundial em tecnologia para gestão de Cadastro de Materiais e Serviços, tem REFEITO trabalhos de saneamento de cadastros para muitas empresas. Por isso, apresentamos seis dicas para que a sua empresa não caia na armadilha de cometer erros ao contratar um projeto de Saneamento e Governança de Cadastro de Materiais.
Todo processo de contratação, implantação e gestão do projeto exige um grande esforço e muitos recursos, por isso é fundamental avaliar bem o que se está contratando. Evite os erros que diversas empresas cometeram e acerte da primeira vez! Somente em 2022 mais de 10 grandes empresas refizeram os seus projetos com a CH Master Data.
Em uma organização, o cuidado com o Cadastro de Materiais é medida essencial. Essas informações circulam por toda a empresa, exigindo que as informações sejam corretas, claras e definam exatamente cada item.
Os dados deste cadastro impactam diversos setores da empresa: produção, estoque, contabilidade, compras, tributário, manutenção industrial até a parte financeira.
Com um cadastro saneado, a organização conseguirá encontrar itens com maior facilidade, comprar itens corretamente (sem que estejam duplicados), além de atender aos requisitos fiscais vigentes.
No entanto, há algumas armadilhas ao contratar um projeto de saneamento e governança de cadastro de materiais que precisam ser evitadas, caso contrário a organização pode ter uma gestão ineficiente, gerando grandes prejuízos.
Dessa forma, convidamos você a entender a importância de um projeto de saneamento e governança de cadastro de materiais, além das armadilhas da contratação que precisam ser evitadas.
Projeto de saneamento e governança de cadastro de materiais: Entendendo esses conceitos
Todas as indústrias, independentemente do seu porte, possuem cadastros de produtos, matérias-primas, materiais indiretos de produção e peças sobressalentes.
As informações de todos esses itens são, analogamente, igual ao sangue que corre no corpo humano. São informações que circulam pelas áreas de produção, estoque, contabilidade, compras, manutenção industrial, financeira e etc.
Assim, seguindo a analogia, se o sangue está contaminado, sem os nutrientes adequados, o corpo está doente! Da mesma forma, informações pobres e erradas fazem com que as organizações sejam ineficientes, lentas e tenham grandes prejuízos.
Mas o que, de fato, são as fases de um projeto de saneamento e governança de cadastro de materiais?
A primeira parte deste projeto é a de saneamento. É nela que é feito todo o recadastramento de todos os itens existentes, realizando a validação, enriquecimento e padronização das informações.
A segunda etapa é representada pela governança. Ela é responsável por manter e monitorar estas informações dentro dos padrões de excelência da informação para que a empresa não tenha mais problemas.
Dito isso, chega o momento de entender as principais armadilhas que sua empresa não pode cair no momento de contratação de um projeto de saneamento e governança de cadastro de materiais.
6 armadilhas na contratação de um projeto de saneamento e governança de cadastro de materiais
Entre essas armadilhas, merecem destaque:
- Padronização como objetivo, não como consequência
Muitas empresas, ao contratarem os serviços de saneamento e governança de cadastro de materiais, se preocupam muito com a padronização das informações.
Isto é realmente importante, mas não é o principal!
A padronização é consequência, não o objetivo principal! Ela é o resultado do correto preenchimento dos PDMs (Padrões de Descrição de Materiais), que são roteiros que orientam sobre quais informações devem constar na estrutura da descrição de um item.
- Erros na formação de PDMs
Outro erro comum está relacionado à formação dos PDMs! Algumas empresas que executam projetos de saneamento e governança dizem que eles devem ser construídos para atender às necessidades de cada empresa cliente, o que é mais um grande erro!
Aqui, vale perguntar: Por que duas ou mais empresas, mesmo de segmentos diferentes, devem ter PDMs diferentes? Por acaso, não compram seus itens dos mesmos fornecedores? Não registram fiscalmente seus itens da mesma forma? Não buscam eliminar as duplicidades?
Ou seja, não devem ser diferentes!
- Ignorar a validação de informações
Outro erro visto com relativa frequência é que as soluções de gestão de cadastro de materiais dão mais importância à padronização do que à validação da informação.
Do que adianta ter um cadastro padronizado com informações faltantes ou erradas? O resultado não será satisfatório.
O processo de validação é trabalhoso, mas necessário! Para preencher os atributos exigidos pelos PDMs, todos os esforços merecem atenção.
- Acreditar na desculpa da falta de informações
A desculpa de informações faltantes é mais uma armadilha que certamente irá comprometer um projeto de saneamento e governança.
Temos visto, recorrentemente, empresas receberem itens de forma padronizada, porém faltando informações e, pior, com informações erradas. Diante disso, a maior armadilha está nos argumentos do prestador, que costuma dizer: “Não havia informação suficiente, por isso não foi possível finalizar o item”.
A empresa contratante se sente culpada e se conforma com essa justificativa, pois realmente não havia informação suficiente! Mas isso não deve ser aceito!
O prestador de serviço tem por obrigação conduzir o processo de DATA HUNTING, onde pouquíssimos itens podem ficar sem informação! Repetimos, o grande ganho de um projeto de saneamento está relacionado ao fato de não cair nesta armadilha!
Nas estatísticas dos mais de 30 anos de experiência da CH Master Data, temos visto que, em média, mais de 40% dos itens do cadastro de materiais dos clientes estão errados ou não possuem informações suficientes para serem comprados corretamente.
É justamente na solução destes mais de 40% dos itens onde as empresas recebem os maiores benefícios.
Neste caso, a busca pela informação exige da empresa a realização de consultas a catálogos e contatos direto com os fabricantes, visto que muitos não possuem catálogos atualizados na internet.
Exige também, muitas vezes, a análise física do item e o contato com a engenharia das empresas. Assim, para que tudo isso seja feito da melhor forma, os projetos de saneamento e governança tem que ter ferramentas para gerir todos esses processos de busca da informação.
- Não avaliar a estrutura interna da empresa contratada para realizar o projeto;
Uma outra armadilha é não pesquisar com maior detalhamento qual é a estrutura interna da empresa contratada.
Para evitar isso, as empresas que contratam um projeto de saneamento e governança de cadastro de materiais devem ficar atentas a uma série de detalhes na hora da escolha do parceiro.
Entre esses detalhes, elas devem procurar saber se eles utilizam 100% da mão-de-obra com formação profissional (técnicos em mecânica, elétrica, mecatrônica, e outras especialidades técnicas).
Devem também procurar saber sobre a produtividade dessa equipe, pois tem empresas fazendo propaganda de que um técnico faz de 80 a 100 itens por dia! Isso dá um pouco mais de 4 minutos por item!
Levando-se em consideração que, de posse do item, o técnico tem que encontrar o PDM correspondente, buscar o catálogo do fabricante, encontrar o item no catálogo, verificar se as informações estão corretas e preenchê-las no sistema.
E se não estiverem corretas? E se houver divergência? E se o catálogo do fabricante não for encontrado? É possível ter um bom resultado?
- Monitoramento e atualizações constantes
Na fase de governança, é comum dar muita ênfase à definição dos processos e fluxos para criação de novos itens. Isto é muito importante, porém muitas empresas simplesmente esquecem de atualizar suas informações.
Dessa forma, o monitoramento e atualizações das informações são ações fundamentais! As informações contidas em um cadastro são vivas e ativas! Temos visto que, em média, 6% dos itens comerciais de um cadastro são atualizados por ano. Qual é a causa?
O mercado fornecedor é bastante dinâmico e está sempre à procura de melhorias e de inovações. As empresas certificadoras, como ASME, DIN, SAE e outras, estão sempre atualizando as normas.
Além disso, ocorrem muitas fusões e aquisições entre empresas fabricantes de peças e equipamentos, portanto estão sempre atualizando seus part-numbers. Não caia na armadilha de achar que um produto depois de criado, estará sempre atualizado.
Temos a solução certa para sua empresa
Diante da importância da contratação de um projeto e das armadilhas que se apresentam ao cenário, cabe às empresas buscarem a melhor solução para realizarem um correto cadastramento dos materiais.
A CH Master Data tem a melhor solução neste sentido, sendo a pioneira mundial em tecnologia e gestão de Dados Mestres para Cadastros de Materiais (1991), além de ser a maior empresa da América Latina.
Com mais de 30 anos de experiência, a CH Master Data possui a solução mais completa e mais eficiente para manter atualizadas as informações dos seus clientes.
Na plataforma WEBFORMAT, os clientes compartilham as informações, utilizam os mesmos PDMs e itens comuns. Tudo isso, mantendo a privacidade de cada empresa.
Com isso, está formada uma comunidade onde participam mais de 120 grandes empresas, com mais de 30.000 usuários, compartilhando a mesma base de informação, com mais de 4 milhões de itens ativos e mais de 70.000 PDMs.
Quando um dos membros dessa comunidade identifica uma atualização, ela é validada pela equipe técnica da CH Master Data, atualizada e automaticamente repassada às outras empresas que também utilizam a mesma informação, tudo de forma rápida e mais otimizada.
A informação contida em um cadastro de materiais é o Elo da Cadeia de Suprimentos, por isso deve ser muito bem cuidada. Nós fazemos isso!
Quer saber mais? Então solicite uma demonstração e tenha um cadastro completo e qualificado com a CH Master Data.
