As funções de dados de procurement podem ser a solução para lidar com atrasos na entrega e, por sua vez, a transição para operações data driven pode acelerar futuras operações das empresas.

Recentemente, um líder da área de procurement apontou que os fornecedores de uma organização estavam realizando suas entregas pontualmente, em apenas alguns dias. Nada de novo sob o sol.

Mas, quando a crise da cadeia de suprimentos chegou, as entregas pontuais rapidamente se tornaram um caos.

Em poucos meses, a equipe de procurement registrou grandes atrasos na entrega e não conseguiu encontrar nenhum fornecedor que substituísse o antigo. Os atrasos passaram de 3 dias para até 5 semanas. E o time de procurement não teve o cuidado de alertar as outras áreas da empresa para que os ajustes necessários fossem feitos.

Isso gerou um efeito cascata em toda a organização. Os impactos no planejamento da produção afetaram a entrega aos clientes e, como consequência, a possibilidade de concluírem seus projetos no prazo.

Isso tudo aconteceu porque a empresa não tinha os dados necessários para embasar a tomada de decisões durante o processo source-to-pay (S2P).

O dilema dos dados de procurement

Infelizmente, histórias como essa são muito comuns em todos os setores. Atualmente, as organizações de procurement têm que gerenciar e tomar decisões em meio a muitas incertezas. Elas precisam de insights preditivos, que são alimentados por dados – internos e externos, estruturados e não estruturados.

No entanto, para muitos times de procurement, trabalhar com dados é o calcanhar de Aquiles da operação, já que, muitas vezes, estes dados não estão prontamente disponíveis. E é importante lembrar que extrair valor dos dados deveria ser o ponto forte dessas equipes.

Uma pesquisa recente da Accenture destacou o quão crítico se tornou o dilema dos dados de procurement. E não é que os executivos não entendem o poder dos dados; na realidade, 58% acreditam que eles são a resposta para gerar mais inovação e eficiência.

A questão é que os líderes não estão investindo em formas de melhorar o uso desses dados; apenas 5% deles investem ao menos metade do seu orçamento no aperfeiçoamento dos dados internos e externos. E a maioria dos executivos de procurement investe menos de 30% de seu orçamento em analytics.

Muita complexidade, pouca conexão

A pegada de tecnologia das organizações de procurement também é uma barreira para obter mais valor a partir dos dados. Para coletar e gerenciar informações, essas empresas contam com uma combinação de sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) e uma série de soluções secundárias.

Houve uma explosão da aplicação desse tipo de solução em subprocessos de procurement — desde a integração de fornecedores e gestão de contratos até o relacionamento com esses parceiros.

Este é um problema com muitas causas e consequências, já que as organizações de procurement têm uma infraestrutura técnica complexa. Isso pode acontecer porque uma empresa cresce por meio de aquisições ou porque as funções estão isoladas por todo o negócio e operam como suas próprias soluções

Para se ter uma ideia, 58% das empresas pesquisadas pela Accenture apresentam funções isoladas nas suas operações — de forma significativa ou não. Além disso, as organizações de procurement possuem uma série de soluções que não se comunicam entre si.

Não é à toa, os executivos entrevistados afirmam que a integração de soluções secundárias é o maior desafio tecnológico que suas empresas enfrentam. E, nesse ambiente, os profissionais de procurement têm o desafio de avaliar os diferentes sistemas e extrair informações manualmente para fazer análises e propor soluções.

A questão é que o setor de procurement tem os dados de que precisa, mas está preso a soluções isoladas. Além disso, não há insights de uma perspectiva geral nos quais embasar seus próximos passos.

Embora algumas organizações tenham construído data lakes para tentar resolver esse problema, não conseguem extrair insights na velocidade nem na escala necessárias.

Esta é uma oportunidade perdida para agregar valor aos negócios por meio das funções de procurement; e isso não poderia acontecer em um momento pior. Não só o ambiente está extremamente volátil, mas todos os olhares estão voltados para o procurement e a possibilidade de tê-lo como um parceiro estratégico do negócio.

Transição para operações data driven

As organizações de procurement não precisam operar dessa maneira. Elas podem atuar a partir de um modelo operacional que combine dados, IA, nuvem e o talento certo para uma função muito mais estratégica.

As ferramentas digitais e a IA extraem insights dos dados para que o procurement tenha uma fonte confiável de informações em tempo real. Isso possibilita uma tomada de decisão de melhor qualidade e mais proativa, que gera um efeito dominó de benefícios em toda a empresa.

Por exemplo: imagine que, no momento do envio da requisição, seja identificado que a combinação de fornecedor, item e solicitante já tenha gerado atraso de faturas e de pagamentos no passado. A partir desse insight, é possível preparar ações automáticas para garantir que os recebimentos sejam feitos no prazo, de modo que a fatura seja compensada diretamente no pagamento. É um problema a menos para resolver.

Como acelerar e preparar as operações para o futuro

Nenhuma organização de procurement consegue implementar essas mudanças da noite para o dia. É uma jornada.

Em vez de começar do zero, desenvolvendo tecnologias, processos e pessoas, as empresas podem aproveitar inovações que melhoram a cada dia.

As mudanças tecnológicas vêm ocorrendo rapidamente, e 76% das empresas estão trabalhando para automatizar seus processos. Na próxima década, as melhores empresas serão aquelas que passam pelo que chamamos de “reinvenção empresarial total”, que transforma cada área do negócio por meio da tecnologia, dos dados e da inteligência artificial para gerar valor em diferentes dimensões.

*Esse artigo é uma tradução de How Automating Procurement Data Functions Can Save Supply Chains