A gestão eficaz de cadastros é crucial para a eficiência operacional de qualquer empresa. No entanto, muitas enfrentam desafios significativos devido às chamadas pendências técnicas, causadas pela falta de informações adequadas nos projetos de saneamento de cadastros.

Segundo Tadeu Avelar, fundador e CEO da CH Master Data, e Davi Ferreira, diretor comercial da empresa, esses problemas podem comprometer seriamente a reposição e a precisão dos dados, impactando diretamente as operações e a tomada de decisões.

O conteúdo foi produzido a partir de um vídeo do CH Master Talks que você confere no canal oficial da CH no YouTube. Acompanhe! 

A importância das informações precisas nos cadastros

De acordo com Davi Ferreira, durante o processo de venda de projetos, é comum que os compradores expressem a necessidade de melhorar as descrições dos itens. Descrições inadequadas ou incompletas dificultam a execução de um trabalho eficiente.

Ferreira explica que, no saneamento de cadastros, é possível avançar significativamente com muitos itens, obtendo e montando descrições completas.

• Leia também: A importância do saneamento de cadastros!

No entanto, o problema surge quando há itens com informações erradas ou informações cruciais ausentes.

Segundo ele, aproximadamente 40% da base de dados de um cliente pode estar nessa situação. A precisão das informações nos cadastros é vital não apenas para a operação diária, mas também para decisões estratégicas de longo prazo.

Informações detalhadas e corretas permitem uma melhor gestão do estoque, planejamento de compras e previsão de demandas.

Além disso, dados precisos são essenciais para a conformidade regulatória, onde discrepâncias podem levar a multas e sanções.

Ferreira ressalta que, se esses 40% de itens problemáticos não forem resolvidos, os clientes vão enfrentar problemas de reposição em mais de um terço de sua base.

Active Data Hunter, a solução da CH Master Data

Para combater essa questão, a CH Master Data desenvolveu o “Active Data Hunter“, uma ferramenta que realiza a busca científica dos dados, validando informações junto aos fabricantes e interagindo com as áreas usuárias para garantir a precisão das informações.

As pendências técnicas podem surgir por diversos motivos, incluindo a entrada manual de dados, a falta de padronização nas descrições e a ausência de um sistema centralizado de gestão de informações.

Cada uma dessas causas pode levar a inconsistências que, se não resolvidas, perpetuam problemas ao longo do ciclo de vida do produto.

O “Active Data Hunter” é fundamental no projeto de saneamento de cadastros, onde a CH Master Data investe considerável tempo e recursos.

Ferreira destaca que o sucesso do projeto depende da atenção dedicada a esses itens com pendências técnicas.

Ele alerta que focar apenas nos itens fáceis de resolver e ignorar os itens problemáticos resulta em um projeto incompleto e ineficaz.

O processo de busca científica de dados envolve várias etapas detalhadas:

Identificação dos itens problemáticos

O primeiro passo é identificar quais itens possuem informações faltantes ou incorretas. Isso pode ser feito através de auditorias regulares dos cadastros e análise de discrepâncias nos dados.

Coleta de dados

Uma vez identificados, os itens problemáticos passam por um processo de coleta de dados. Isso pode envolver a consulta a fabricantes, fornecedores e outras fontes de informação confiáveis para obter os dados corretos.

Validação das informações

Após a coleta, as informações são validadas para garantir sua precisão. Esta etapa pode incluir a verificação cruzada com múltiplas fontes e a consulta a especialistas no assunto.

Atualização do cadastro

Com as informações validadas, o cadastro é atualizado, corrigindo as pendências técnicas e garantindo que os dados estejam completos e precisos.

• Confira na íntegra nossa matéria sobre a otimização do cadastro de materiais e processos de compras da sua empresa!

Monitoramento contínuo

Finalmente, é crucial implementar um sistema de monitoramento contínuo para garantir que novos itens não apresentem as mesmas pendências.

Isso pode incluir treinamento regular para os funcionários responsáveis pela entrada de dados e a adoção de tecnologias que automatizam partes do processo.

A responsabilidade da CH Master Data

Segundo Tadeu Avelar, a responsabilidade de mostrar ao cliente a importância de resolver as pendências técnicas tem sido um dos maiores sucessos da empresa nos últimos 30 anos.

Avelar enfatiza que cuidar desses itens complexos é essencial, pois negligenciá-los seria equivalente a maquiar os dados disponíveis sem resolver os problemas subjacentes.

A CH Master Data se destaca no mercado por sua abordagem meticulosa e científica na resolução de pendências técnicas.

A empresa não apenas identifica e corrige os problemas, mas também trabalha para prevenir que novas pendências ocorram.

Isso é feito através de um processo robusto de governança de dados que inclui a implementação de políticas de qualidade de dados, treinamento contínuo para a equipe e o uso de tecnologia avançada para a automação de processos.

A importância da padronização

Avelar também explica que a padronização dos dados é uma consequência natural do processo de enriquecimento das informações.

O objetivo principal, contudo, é a busca ativa dos dados, garantindo que cada item esteja completo, validado e certificado.

Essa padronização facilita a busca por itens e a identificação de duplicidades, melhorando a eficiência do processo de compras.

A padronização dos dados não só simplifica a gestão interna, mas também melhora a comunicação com fornecedores e parceiros.

Com descrições padronizadas, é mais fácil comparar produtos, negociar preços e garantir a compatibilidade entre diferentes componentes.

Além disso, a padronização ajuda a identificar e eliminar duplicidades, reduzindo os custos e melhorando a precisão dos estoques.

Boas práticas para mitigar pendências técnicas

Para mitigar os impactos das pendências técnicas, é importante adotar uma série de boas práticas:

Treinamento e capacitação

Capacitar a equipe responsável pela gestão de cadastros e compras para identificar e corrigir pendências técnicas.

O treinamento contínuo ajuda a manter a equipe atualizada sobre as melhores práticas e as ferramentas disponíveis.

Automação de processos

Utilizar tecnologias de automação para reduzir erros manuais e melhorar a eficiência do processo de entrada e validação de dados. Ferramentas de automação como o Active Data Hunter podem ajudar a identificar e corrigir inconsistências rapidamente.

Políticas de qualidade de dados

Implementar políticas rigorosas de qualidade de dados para garantir que todas as informações sejam precisas, completas e atualizadas. Isso inclui a realização de auditorias regulares e a implementação de controles de qualidade.

Colaboração com fornecedores

Estabelecer uma comunicação clara e colaborativa com os fornecedores para garantir que as informações sobre os produtos sejam precisas e completas. Isso pode incluir acordos de nível de serviço (SLAs) que definem as expectativas de qualidade de dados.

Uso de ferramentas de governança de dados

Adotar ferramentas de governança de dados que facilitem a gestão, a padronização e a validação das informações. Essas ferramentas podem ajudar a manter a integridade dos dados ao longo do tempo.

Pendências técnicas podem e devem ser resolvidas!

As pendências técnicas representam um desafio significativo nos projetos de saneamento de cadastros. A falta de informações precisas não só compromete a eficiência operacional, mas também impacta diretamente a reposição de itens e a precisão dos dados.

Ferramentas como o “Active Data Hunter” da CH Masterdata são essenciais para buscar e validar informações, garantindo que cada item no cadastro esteja completo e correto.

Segundo Tadeu Avelar e Davi Ferreira, a atenção a esses detalhes é crucial para o sucesso de qualquer projeto de saneamento de cadastros, destacando a importância de abordar e resolver as pendências técnicas de maneira eficaz.

Gostou do conteúdo? Então assista ao episódio #1 do CH Master Talks na íntegra:

Como lidar com Pendências Técnicas de Cadastros | CH Master Data Talks #1