Os Dados Mestres, também conhecidos como Master Data, são essenciais para qualquer negócio, e compreendê-los fará com que novos horizontes surjam à sua frente, possibilitando maior prosperidade para a sua empresa. Todo empreendedor faz a gestão dos dados mestres, mesmo sem saber o seu real significado.

Tudo o que diz respeito aos dados estáticos, ou que não sofram frequentes alterações ao longo do tempo de existência da sua empresa, pode ser denominado de dados mestres. Para compreender melhor o que são dados mestres, podemos subdividi-los em 4 fatores distintos:

• Humano: quando diz respeito à clientes, fornecedores e parcerias firmadas;

• Organização: estrutura da sua empresa, seja ela de vendas, de compras, controle de custos ou controle humano;

• Essência: refere-se aos produtos, materiais e serviços oferecidos pelo seu negócio;

• Geográfico: matriz, filiais e outros desmembramentos geográficos.

De maneira geral, os dados mestres são o conjunto de informações responsáveis por alavancar seus negócios, e o bom gerenciamento dos mesmos possibilita a convergência de sua empresa para altos níveis de organização, desempenho, estrutura e faturamento.

Reconhecer o que são dados mestres, para muitos, pode causar enorme confusão. Isto ocorre pois, nos últimos anos, foi cada vez mais introduzido na indústria e na tecnologia o conceito de Big Data e o Business Intelligence, que possuem certa semelhança com os dados mestres.

Quando falamos à respeito dos dois termos mencionados, não estamos falando de dados mestres, mas sim de um enorme conjunto de dados, alimentados constantemente, com a finalidade de gerar mais conhecimento e aumentar o faturamento, por exemplo.

Por fim, para resumir de uma maneira extremamente fácil e prática o que são dados mestres, basta você olhar para as informações à respeito dos seus produtos, fornecedores, clientes, localizações e ativos que fazem parte do seu negócio.

A importância da gestão de dados mestres

A gestão de dados mestres, ou MDM (Master Data Management), geralmente esquecida pelas empresas, pode ser uma das principais saídas para alavancar o negócio e garantir prosperidade. Como já vimos o que são dados mestres, podemos compreender melhor como é fácil simplesmente esquecê-los.

Os dados mestres estão presentes em todo o conjunto da sua organização, nas pessoas e nos processos envolvidos. Por conta disso, o gerenciamento de dados mestres ganha certa dificuldade, o que pode acarretar em diversos prejuízos ao seu negócio.

A CH Master Data tem um forte compromisso com os dados mestres dos clientes. Não só a alta qualidade das plataformas faz da chmaster uma empresa pioneira. Uma das principais vantagens de ter a CH Master Data como parceira é a integração dos seus dados com uma nuvem única entre todos os clientes. Isto significa que, independente do seu porte, dados mestres comuns podem ser compartilhados para gerar mais conhecimento e qualidade para todos.

O impacto da falta de gestão de dados mestres na sua empresa será, na maioria dos casos, proporcional ao seu tamanho. Quanto mais processos, pessoas e estruturas envolvidas, maior será o prejuízo causado pela falta de gerenciamento.

São muitas as falhas encontradas pela falta do gerenciamento de dados mestres, porém, uma das mais comuns no mercado são as duplicidades. Anteriormente, abordamos a questão geográfica como um dado mestre. Pense agora na sua empresa, com algumas filiais, e cada uma possui um sistema diferente para armazenar as informações à respeito dos produtos que são vendidos.

No caso de possuir um sistema de gerenciamento de dados mestres eficaz, o ideal seria unir todas as informações em um local só, na nuvem, para que a empresa possa analisar de maneira fácil e prática tudo o que está ocorrendo com seus produtos. Dessa forma, o cadastro de materiais, por exemplo, fica muito mais preciso, pois será feito uma única vez, em um único sistema, diminuindo as chances de ocorrer um erro humano.

Além da eliminação de duplicidades, possuir um sistema que faça um bom gerenciamento dos seus dados mestres otimiza tempo. Indubitavelmente, é mais viável cadastrar um produto, por exemplo, uma única vez, do que cadastrá-lo em todas as suas filiais.

Outro problema comum, quando o empreendedor busca por sistemas que realizam um bom tratamento com seus dados mestres, é a qualidade deste serviço. Muitas empresas de MDM, infelizmente, não são completas. Isto quer dizer que, elas podem realizar alguns serviços, porém, não realizam outros. Por conta disso, a empresa precisa buscar por outras soluções, acumulando mais sistemas distintos e derrubando a qualidade na gestão de dados mestres.

Problemas da falta de gerenciamento de dados mestres

Até o momento, falamos de apenas um dos problemas que a sua empresa pode ter com a falta de gerenciamento de dados mestres, que é a duplicidade. De fato, pode acarretar em muitos prejuízos, tanto relacionados ao tempo, como também ao faturamento do negócio.

Além da duplicidade, podemos ter problemas de classificação fiscal, informações incorretas e inconsistências no cadastro de fornecedores. Com relação às questões fiscais e tributárias, a empresa pode ter vulnerabilidades no processo e também receber multas, outrossim, desgastar sua relação com os clientes afetados por tal lapso.

Dados mestres com erros de cadastro, seja com relação ao nome, descrição, identificação e detalhamento, pode fomentar erros para o processo, funcionários e clientes. Um pequeno erro de digitação, por exemplo, pode desencadear uma série de problemas no cadastro de um item, por exemplo. O funcionário pode buscar por algum item, não encontrar, e acabar cadastrando-o novamente, gerando uma duplicidade.

Tratando-se da falta do gerenciamento de dados mestres dos fornecedores, é comum encontrar inconsistências. Assim como os outros malefícios de um serviço de MDM não bem executado, o negócio pode ter dores de cabeça ao tentar fechar contratos, realizar acordos e estabelecer relações.

Como fazer a gestão de dados mestres?

Ao tratar de dados mestres, não podemos utilizar digitadores para realizar o serviço. A CH Master Data é a empresa mais responsável neste quesito, pois utiliza técnicos para executar o processo, para garantir a boa qualidade das informações analisadas, inseridas e modificadas.

O saneamento da base de dados é a primeira etapa para a boa gestão de dados mestres, e inicia com uma análise de todos os dados mestres. Durante essa verificação, todas as informações são validadas, para garantir que não haja nenhuma duplicidade ou inconsistência, problemas comumente vistos nas empresas. A posteriori, os dados mestres são enriquecidos e padronizados, até estarem completamente controlados.

A segunda etapa é a governança de cadastros, que pode ser resumida em processo para manter a base de dados mestres e a boa gestão de dados mestres da empresa no decorrer do tempo. Vale ressaltar que nem sempre é necessário contratar as duas etapas, porém, é importante manter a boa manutenção e gestão de dados mestres dentro do seu negócio.