Entenda como o lead time impacta o setor de compras da sua empresa.
Quem trabalha ou trabalhou em uma grande empresa já deve ter passado pela seguinte situação: Ao fazer uma requisição de compras ao setor de suprimentos, pouco tempo depois recebe um e-mail do analista perguntando mais informações sobre a requisição que ele acabou de receber. Você responde com toda a boa vontade, se esforçando para ser o mais didático e assertivo possível a fim de dar início ao processo de compras.
No dia seguinte, você recebe uma nova comunicação do departamento de compras, que você só pode ver na parte da tarde, por conta de reuniões e atividades que tinha na parte da manhã. O e-mail está apresentando informações que não estão alinhadas com o que você pediu.
Começa então um jogo de passa ou repassa, em que um fica questionando o outro até perceber que estão falando de cadastros de materiais diferentes, onde muitas vezes pode até ser o mesmo material, mas que foi cadastrado de formas diferentes, onde a esmagadora maioria é incompleta e inconclusiva.
Perceba que esse movimento de leva e traz de informação rouba o tempo e esforço dos profissionais, nos quais deveriam focar nas atividades de cotação ou mesmo de produção do seu respectivo setor. E para piorar, isso geralmente é um ruído de comunicação que poderia nem ter sido evitado, uma vez que os profissionais estivessem munidos das informações corretas e necessárias para desempenhar as suas atividades.
Isso é só um dos fatores que impactam no lead time de compras, indicador de abastecimento das empresas. Imagine esse cenário agora em uma empresa com 200, 500, 1000 funcionários com 10 mil itens cadastrados. Quanto isso pode impactar no desempenho dos setores ou quanto isso pode influenciar na entre dos pedidos para os clientes e, portanto, na sua satisfação.
QUAL É O CONCEITO DE LEAD TIME DE COMPRAS?
Este é um termo que vem da Engenharia de Produção, na qual trata do tempo total para o abastecimento de um determinado material, que vai desde o momento em que este é solicitado, produzido, transportado e entregue ao requisitante.
Exemplo de como é calculado o Lead Time de Compras:
Produto é encomendado em: 11 de Abril.
Produto recebido em: 25 de Abril.
Lead Time: 14 dias.
No acumulado de amostras de Lead Time de um determinado produto e fornecedor, pode-se estabelecer um Índice de Lead Time de Compras do Fornecedor geral e para aquele produto. Exemplo:
Janeiro: 8 dias
Fevereiro: 11 dias
Março: 9 dias
Abril: 6 dias
Maio: 7 dias
Junho: 5 dias
Assim, soma-se os leads times (8 + 11 + 9 + 6 + 7 + 5) = 46.
O número total de lead times (46) dividido pelo número total de pedidos feitos (6) = 7,67, que será o índice lead time para este fornecedor.
IMPACTOS NO DESEMPENHO DAS EMPRESAS
Os setores que estudam a precificação de um produto ou serviço consideram a seguinte tríade: Qualidade, Preço e Facilidade (que está relacionado à condição de pagamento ou prazo de entrega).
O obstáculo apresentados pelos problemas no entendimento das informações prejudicam dois pilares da tríade, o Preço, indiretamente, pois está se consumindo mais horas de mão de obra qualificada para o alinhamento de informações, e a Facilidade, mais diretamente, visto que esse desencontro na comunicação entre setores eclode na área de Compras, onde o início do processo é atrasado, as cotações ficam mais difíceis de se entender, pois a descrição do material não está clara.
O resultado desses entreveros é uma compra menos assertiva, se não uma aquisição errada, sendo necessária abrir um processo de devolução, quando possível e quando não vai para estoque e vira material inservível.
MOTIVOS PARA ATENÇÃO DO LEAD TIME
Dadas as características multi setoriais do índice de lead time de compras entende-se que ele é um KPI importante para o resultado da empresa e deve ser observado pela gestão estratégica.
Isso faz com que todos os envolvidos alinhem os seus processos para que a empresa performe da melhor maneira e colha os benefícios produzidos pelo lead time baixo.
QUAIS OS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
Diversos são os benefícios de ter um bom lead time de compras, entre eles estão a redução das paradas de produção, melhor planejamento de demanda, aumento de produtividade, assim como:
- Reposição mais rápida de estoque para evitar faltas, perda de vendas e perda de clientes;
- A capacidade de superar seus concorrentes com uma produção mais rápida e eficiente;
- Aumento no fluxo de caixa, devido ao aumento no atendimento de pedidos;
- Flexibilidade durante mudanças rápidas no mercado;
- Cumprimento dos prazos de forma consistente.
COMO REDUZIR O LEAD TIME DE COMPRAS?
Há diversas ações que podem reduzir o lead time de compras! Vai depender muito da estratégia e operação da empresa, porém, uma ação básica, necessária e fundamental é começar pelo saneamento de cadastro.
Isso porque o saneamento faz com a informação seja validada, enriquecida e padronizada. Além disso, elimina a duplicidades e reduz drasticamente a quantidade de compras erradas e de devoluções.
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