Para que seja possível entender o que é saneamento de cadastros, precisamos falar sobre quais são estes cadastros.

Dentro de qualquer organização, há o conceito de Dados Mestres, que são todas as informações que não costumam sofrer alterações ao longo do tempo de operação. Dados de clientes, itens, serviços e parceiros comerciais, por exemplo, são dados mestres. Para conhecer de ponta a ponta o que são dados mestres, vale a pena conferir o artigo publicado clicando aqui.

O saneamento de cadastros é o processo de limpeza destes dados mestres, que podem ser materiais, serviços, fornecedores ou clientes. Essa higienização traz uma série de benefícios para a empresa ou organização, e deveria ser uma etapa obrigatória para todos aqueles que almejem uma base de dados saudável e eficiente.

A melhor forma de realizar o saneamento de cadastro de materiais é contratando uma empresa especializada no assunto. O ideal é contar com um time especializado em cadastro de materiais, que tenha processos bem definidos para realizar esse procedimento.

Como saber se preciso do Saneamento de Cadastros

No geral, há sempre um setor ou um pequeno time responsável pelo cadastro de materiais, serviços, fornecedores e clientes que chegam numa empresa ou indústria. Para descobrir se você realmente precisa da gestão de cadastros, basta reconhecer um ou mais problemas que serão listados a seguir:

Duplicidade

Há indústrias e empresas que cadastram milhares de informações em seus sistemas. Um problema comumente encontrado é a duplicidade em cadastros, notada na hora de conferir os estoques ou realizar uma determinada compra, por exemplo.

Quando há a conferência de estoque e você encontra itens negativos, por exemplo, pode ser um indicativo de duplicidade, ou seja, quando o mesmo item está cadastrado mais de uma vez no sistema.

As dores de cabeça causadas pelas duplicidades podem atingir grandes escalas, principalmente para o setor de compras, que pode estar adquirindo uma quantidade maior do que a necessária para um determinado item.

Compras Erradas

A própria duplicidade de cadastros exerce influência nas compras erradas, porém, há outros problemas que podemos encontrar por conta da falta do saneamento de cadastros.

Quando a base de dados não é saneada, ou seja, higienizada, muitas informações podem estar incorretas, principalmente dos materiais. Isso significa que a descrição de um determinado item pode não condizer exatamente com a realidade. Caso a descrição ou os atributos não estejam corretos ou completos, o comprador poderá adquirir um item no lugar do outro, trazendo enormes prejuízos para a organização.

Lead Time de Compras

O Lead Time de Compras é o tempo necessário para que um item seja adquirido por uma empresa ou indústria. No plano ideal, quando menor esse tempo, melhor para a organização.

O saneamento de cadastros é fundamental para reduzir o lead time de compras, pois com ele é possível validar todas as informações e padronizá-las de uma forma que fique fácil para o comprador identificar no ERP.

Saneamento de Dados: Como funciona?

Para que o saneamento de dados tenha eficácia, é necessário que existam processos bem definidos para tratar todos os materiais e serviços de uma base da dados. Caso a empresa que você decida contratar tenha qualidade, você poderá contar com processos completos, porém, há sempre no mercado quem entregue menos do que o necessário.

A CH Master Data possui uma metodologia completa, da tecnologia ao serviço prestado, para garantir que todas as informações tenham qualidade no final do processo e estejam completas.

Podemos dividir o saneamento de dados em 4 etapas, sendo a validação, enriquecimento, padronização e complementação:

Validação

A validação consiste em obter todas as descrições dos materiais e serviços fornecidos pelo cliente e validá-las através de consultas em catálogos de fabricantes, contatos telefônicos e até mesmo avaliação física, quando necessário.

Diferente de outras empresas, a CH Master Data verifica todas as informações fornecidas, e só pula para a próxima etapa quando tudo estive completo. Outro diferencial é a avaliação feita por um time especialista, com técnicos formados em diversas engenharias. Não utilizamos digitadores no processo, para evitar possíveis inconsistências nas avaliações.

Enriquecimento

Durante o processo de validação, muitas vezes encontramos informações faltantes, que são incrementadas nas descrições dos materiais e serviços para enriquecê-los.

Padronização

Todas as exigências dos Padrões de Descrição de Materiais e Serviços são devidamente preenchidos, para tornar o saneamento de cadastro completo, eficaz e padronizado.

Complementação

A etapa final do saneamento de cadastro de materiais é a complementação. Esta fase consiste em acrescentar algumas outras informações aos materiais e serviços, como a classificação fiscal (NCM, NBS, CEST, Lei 116) e a versão do idioma. A chmaster realiza a versão para o espanhol, inglês e francês, de acordo com a necessidade do cliente.

Saneamento e Governança de Cadastros

O saneamento é etapa fundamental para higienizar os dados do presente e passado, entretanto, como fica o futuro?

Para solucionar os problemas do futuro, logo após a etapa de saneamento de dados, inicia-se o processo de governança. Todos os processos definidos anteriormente para a gestão de cadastros do que estava presente na base de dados são levados para a governança.

A governança de cadastros estabelece um fluxo bem definido para que todo material ou serviço seja submetido, antes de ser de fato inserido no ERP. Sendo assim, as descrições são validadas, enriquecidas, padronizadas e o material ou serviço é complementado com classificação fiscal ou versão do idioma.

O processo contínuo de governança de dados assegura a boa qualidade dos dados, impede as duplicidades, falhas no cadastro e proporciona o controle absoluto de tudo o que transita pela base de dados. Ademais, quando há o saneamento de cadastros e a governança, os relatórios gerenciais são mais confiáveis, para que a empresa ou indústria tenha certeza do que há em seus estoques.