A excelência na gestão de dados tem papel fundamental nas grandes organizações — e o Grupo Boticário, referência global no varejo de cosméticos, é prova disso. Para aprimorar suas compras internas e fortalecer a tomada de decisão com base em dados confiáveis, a companhia implementou um robusto projeto de centralização de cadastros de materiais e serviços, com a parceria da CH Master Data | Astrein.
O desafio
Apesar de já contar com um cadastro centralizado e padronizado para as compras diretas, havia uma lacuna importante no processo de compras de indiretos. A crescente demanda dos clientes internos exigia um novo procedimento — mais estruturado, padronizado e com governança clara.
Veridiano Cerqueira de Andrade, gerente de compras de indiretos do Grupo Boticário, explica que o volume de compras indiretas cresceu significativamente nos últimos anos, exigindo um modelo mais robusto de governança. “Não havia nenhum processo definido para os cadastros de compra de indiretos, não era estruturado, não havia padrão e os colaboradores costumavam usar códigos genéricos para requisitar as necessidades de compras, o que dificultava a análise sobre riscos e oportunidades”, destaca.
O início da transformação
Com o apoio da alta direção da companhia, o projeto teve início em março de 2013, focando no planejamento e estruturação de um novo modelo de governança que abrangesse todas as áreas da empresa. Após análise detalhada das alternativas disponíveis no mercado, a empresa optou pela solução da CH Master Data | Astrein.
Segundo Andrade, “não havia nada no mercado capaz de atender o nosso segmento. Foi preciso criar uma inteligência junto com a CH Master Data | Astrein para atender a complexidade do negócio e dar um passo além do que existe no mercado”.
A solução construída em conjunto
Para dar o pontapé inicial, o Grupo Boticário adquiriu 5 mil itens prontos em bases de dados da CH Master Data | Astrein. No entanto, o segmento de atuação da empresa exigia personalização — o que levou à construção de uma base totalmente customizada, capaz de atender áreas como manutenção, equipamentos, marketing, benefícios e tecnologia da informação.
Andrade ressalta: “80% do volume financeiro de compras são serviços, e nem sempre são compras recorrentes, o que dificulta a criação do cadastro e das análises”.
O projeto foi conduzido de forma gradual, com foco total em gestão por resultados. O principal objetivo era envolver todas as áreas e conquistar o engajamento dos clientes internos. “Nunca encaramos este como um projeto de compras, e sim, como projeto de gestão corporativa”, afirma.
Resultados e ganhos estratégicos
Com a centralização do cadastro sob responsabilidade da área de compras, o Grupo Boticário passou a contar com mais de 15 mil itens cadastrados e padronizados, com categorização correta e classificação fiscal apropriada.
“O cadastro básico é o passo principal para atingir sucesso na gestão. Categorizando cada tipo de serviço conseguimos desenvolver um Spend Analysis muito mais consistente, traçar estratégias, criar roadmaps de atuação e alcançar mais eficiência no negócio”, explica Andrade.
Entre os principais benefícios já alcançados, destacam-se:
- Melhoria da gestão e compliance;
- Análise de evolução de custos;
- Controle preciso de materiais;
- Criação de indicadores para análise de riscos e oportunidades;
- Medição e recuperação de tributos.
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