O Cadastro de Materiais emerge como um protagonista na eficiência empresarial, particularmente ao otimizar os processos de compras e manutenção industrial.
Leia conosco e entenda melhor sobre como ele pode otimizar o processo de compras da sua empresa. Vamos lá!
O que é o Cadastro de Materiais?
O Cadastro de Materiais contém os dados básicos de identificação dos itens utilizados pelas empresas. Eles são formados por descrição do material com características técnicas, unidades de medida, código de identificação, classificação fiscal e taxonomia. Estes dados sempre se relacionam com dados transacionais como: quantidades de compras, quantidades em estoque, preços, impostos, fornecedores, fabricantes e informações relacionadas à gestão logística.
A eficiente manutenção desse cadastro é essencial para otimizar processos de compras, controle de estoque, manutenção de equipamentos, produção e distribuição, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
A implementação de uma solução para a gestão do Cadastro de Materiais como a da CH Master Data contribui para a gestão eficaz dos recursos das empresas. Ela evita redundâncias, reduz erros operacionais e promove uma visão segura dos elementos que compõem a cadeia produtiva da organização.
Dessa forma, o Cadastro de Materiais é crucial para aprimorar a eficiência nas operações empresariais.
Como o Cadastro de Materiais pode otimizar os processos de compras da sua empresa?
Um Cadastro de Materiais certificado desempenha um papel fundamental na otimização dos processos de compras em uma empresa, oferecendo uma base estruturada e organizada para a gestão eficaz do inventário.
Ao manter informações detalhadas sobre cada material com as características técnicas corretas, o cadastro proporciona uma visão abrangente da disponibilidade de recursos.
Essa visibilidade aprimorada permite uma análise mais precisa das necessidades de compra, evitando compras desnecessárias e otimizando o uso de recursos financeiros.
Além disso, a integração do Cadastro de Materiais com sistemas de gestão de compras permite a adequada automação de processos, agilizando a emissão de pedidos e reduzindo possíveis erros manuais.
A padronização das informações no Cadastro também contribui para a negociação eficiente com fornecedores, pois proporciona uma comunicação consistente e confiável.
Dessa forma, o Cadastro de Materiais não apenas simplifica os processos de compras, mas também aumenta a eficiência, reduzindo custos e promovendo uma gestão mais estratégica dos recursos da empresa.
Em resumo, o Cadastro de Materiais otimiza o processo de compras da sua empresa da seguinte forma:
Visão abrangente
- Mantém informações detalhadas sobre cada material;
- Inclui dados sobre fornecedores e fabricantes.
Análise precisa das necessidades
- Permite uma avaliação mais precisa das necessidades de compra;
- Evita compras desnecessárias, otimizando o uso de recursos financeiros.
Integração automatizada
- Integra-se com sistemas de gestão de compras para automação de processos;
- Agiliza a emissão de pedidos e reduz possíveis erros manuais.
Padronização de informações
- Contribui para a negociação eficiente com fornecedores;
- Proporciona dados consistentes e confiáveis, facilitando a tomada de decisões.
Redução de custos
- Simplifica os processos de compras, aumentando a eficiência;
- Promove uma gestão mais estratégica dos recursos, reduzindo custos operacionais.
8 passos para a formação de um Cadastro de Materiais eifciente
1. Processos
Para estabelecer um Cadastro de Materiais eficiente, é necessário definir quais usuários poderão solicitar a criação de novos itens, quais poderão atualizar informações e por que profissionais ou áreas serão as solicitações passarão para serem avaliadas e aprovadas.
Essa fase engloba uma análise abrangente do fluxo de trabalho existente, a definição clara de responsabilidades entre as equipes envolvidas e a identificação minuciosa dos desafios enfrentados pela empresa no que diz respeito à gestão de materiais.
O entendimento aprofundado desses aspectos proporciona uma base sólida para a implementação bem-sucedida de um processo de gestão de cadastro.
Esses processos são essenciais para assegurar a qualidade e consistência dos dados inseridos no Cadastro de Materiais.
2. Classificação ou taxonomia
A correta classificação dos materiais desempenha um papel crucial na garantia de sua pronta localização e identificação dentro do sistema de Cadastro de Materiais. Além disso, é um instrumento fundamental para a criação de relatórios de gestão eficientes.
Para alcançar essa eficácia, é imperativo desenvolver uma estrutura de taxonomia abrangente que organize os materiais de maneira lógica em categorias e subcategorias distintas.
A elaboração cuidadosa das famílias de taxonomia é essencial, requerendo definições precisas e padronização criteriosa.
Além disso, a clareza nas categorias é fundamental para promover a compreensão universal, permitindo que todos os membros envolvidos no processo interpretem facilmente a estrutura de classificação.
Assim, a correta estruturação da taxonomia é uma peça-chave para a eficiência e eficácia contínuas do Cadastro de Materiais.
As empresas podem optar por criar uma taxonomia própria ou adquirir uma existente no mercado, como: UNSPSC, eCl@ss, Federal Supply…
3. Descrição dos materiais
Garantir uma descrição clara e precisa dos materiais no Cadastro é imperativo para prevenir confusões, comprar o item corretamente, evitar duplicidades e otimizar a busca e identificação eficientes dos itens no sistema.
Além de abordar minuciosamente as características técnicas e funcionais dos materiais, a elaboração da descrição deve aderir a um padrão estruturado, incorporando informações essenciais. Para obter um bom resultados, as empresas deverão adotar Padrões de Descrição de Materiais (PDMs) que são roteiros que orientam a formação das descrições de cada família de item. Atrelado ao PDM outras informações são necessárias, tais como:
- Fabricante: identificação inequívoca da empresa ou entidade responsável pela produção do material, fornecendo uma trilha clara para possíveis necessidades de suporte ou informações adicionais;
- Part-number ou Referência: código identificadores dos itens, fornecidos pelos fabricantes.
- Modelo: a designação específica do modelo associado ao material, quando aplicável, oferece uma discriminação adicional, especialmente útil em ambientes nos quais diferentes variantes do mesmo material podem coexistir;
- Unidade de medida: a indicação clara da unidade de medida padronizada para o material é essencial para a gestão eficaz do inventário, proporcionando consistência na avaliação e controle de estoque.
Ao seguir esses padrões na descrição dos materiais, a organização não apenas simplifica o processo de localização e identificação, mas também estabelece uma base sólida para a gestão eficiente do Cadastro de Materiais, promovendo a integridade e a utilidade das informações ao longo do tempo.
A definição de critérios claros para a categorização de materiais, a padronização de informações como códigos de identificação e unidades de medida, e a implementação de procedimentos para a atualização regular do cadastro são medidas cruciais para garantir a confiabilidade e a utilidade do sistema ao longo do tempo.
4. Cadastramento de materiais
O processo de cadastro de materiais demanda a participação de profissionais especializados, os quais devem executar suas tarefas de maneira padronizada e consistente, aderindo estritamente às diretrizes previamente estabelecidas no planejamento.
Esse compromisso inclui a adoção de uma nomenclatura uniforme, a classificação precisa dos materiais de acordo com a taxonomia definida e a inserção meticulosa de informações completas e precisas.
Além da inserção diligente de dados, é de suma importância validar as informações cadastradas para evitar duplicidades ou erros inadvertidos de preenchimento.
Nesse contexto, a recomendação é a utilização de ferramentas especializadas de validação e verificação de dados, destacando-se as soluções oferecidas pela CH Master Data.
Essas ferramentas desempenham um papel fundamental ao assegurar a integridade e a confiabilidade do Cadastro de Materiais, mitigando potenciais inconsistências que poderiam comprometer a eficiência operacional.
Portanto, ao adotar práticas especializadas, seguir padrões rigorosos e incorporar ferramentas de validação, a organização fortalece a qualidade do seu Cadastro de Materiais, contribuindo para a gestão eficaz e a tomada de decisões embasadas em dados confiáveis.
5. Manutenção e atualização dos dados
O ciclo do processo de Cadastro de Materiais transcende a etapa inicial de registro, estendendo-se à necessidade contínua de manutenção e atualização contínua dos dados.
A vitalidade dessa prática reside na garantia de que as informações estejam sempre alinhadas com a realidade operacional, promovendo a confiabilidade e utilidade do cadastro ao longo do tempo.
Para assegurar essa atualização constante, é imperativo estabelecer rotinas eficientes de verificação e revisão dos dados cadastrados.
Essas rotinas não apenas identificam possíveis discrepâncias, mas também oferecem a oportunidade de incorporar novas informações relevantes, ajustando-se dinamicamente às mudanças no ambiente operacional.
Além disso, a capacitação contínua dos colaboradores envolvidos no processo é um componente-chave.
Isso envolve fornecer treinamentos que abordem as melhores práticas de atualização, destacando a importância da precisão e da consistência nos dados.
Colaboradores bem treinados tornam-se agentes ativos na manutenção da qualidade do Cadastro de Materiais, promovendo a cultura de zelo pela integridade das informações.
O grande diferencial da solução da CH Master Data está na colaboratividade entre empresas e seus profissionais. O Cadastro de Materiais da CH Master Data é compartilhado por todas as empresas clientes e seus mais de 40 mil usuários. Quando um usuários sugere uma atualização ou melhoria, todas as outras empresas que utilizam aquele item recebem a atualização. Isso torna o cadastro vivo e ativo, eliminando sua obsolescência e reduzindo muito a possibilidade de erros.
6. Integração com outros sistemas
A integração dos dados cadastrados desempenha um papel fundamental na sinergia operacional e na maximização da eficiência em empresas.
Essa integração não apenas aprimora os processos de compras, mas também otimiza as operações industriais.
Assim, é imperativo que o Cadastro de Materiais seja concebido com compatibilidade inerente aos sistemas vitais da empresa, tais como os de:
- Gestão de estoque;
- Planejamento de recursos empresariais (ERP) e manutenção;
- SRMs;
- Sistemas fiscais;
- Sistemas de Comex…
7. Monitoramento e análise
A análise constante dos dados cadastrados é uma prática crucial para não apenas identificar possíveis falhas, mas também para descortinar oportunidades significativas de melhoria.
A monitorização de indicadores-chave de desempenho (KPIs) e a definição de métricas específicas tornam-se ferramentas essenciais para avaliar continuamente a eficiência do Cadastro de Materiais e a qualidade dos dados mantidos.
Ao estabelecer KPIs pertinentes, a organização pode mensurar elementos como a precisão das informações, a velocidade de atualização, e a concordância dos dados com a realidade operacional.
A análise desses indicadores oferece insights valiosos para refinamentos contínuos, permitindo uma adaptação ágil às necessidades em constante evolução da empresa.
Adicionalmente, a realização de auditorias periódicas surge como uma prática recomendável para assegurar a conformidade estrita com as diretrizes e padrões previamente estabelecidos.
Ao destacar possíveis lacunas ou oportunidades de otimização, as auditorias desempenham um papel essencial na promoção de aprimoramentos contínuos.
8. Treinamento e desenvolvimento
O êxito do Cadastro de Materiais está intrinsecamente ligado à capacitação dos colaboradores que desempenham papel crucial nesse processo.
Portanto, é imperativo realizar programas abrangentes de treinamento e desenvolvimento.
Essa iniciativa visa assegurar que os profissionais estejam constantemente atualizados sobre as melhores práticas e estejam familiarizados com as ferramentas mais avançadas disponíveis no mercado.
A CH Master Data destaca-se como uma parceira estratégica, oferecendo programas holísticos de saneamento e governança.
Esses programas abrangem não apenas a capacitação, mas também consultoria especializada, proporcionando à sua empresa uma abordagem abrangente para implementar e gerenciar um processo de Cadastro de Materiais não apenas eficiente, mas também altamente eficaz.
Escolha pela CH Master Data!
Ao optar pelas soluções da CH Master Data, sua equipe ganha acesso a conhecimentos especializados, melhores práticas consolidadas e ferramentas de vanguarda.
Isso não apenas fortalece a competência da equipe, mas também possibilita a aplicação de estratégias inovadoras no Cadastro de Materiais, melhorando consideravelmente a eficiência operacional e garantindo que a organização esteja na vanguarda da gestão de dados.
